ETAPAS PARA ELABORAR UN PROYECTO.
ETAPA 1 ESPACIO
El usuario o proyectista debe de considerar tener la mayor información posible para elaborar el proyecto y poder obtener un estimado de la inversión necesaria. En primer lugar se debe considerar el tamaño físico del espacio (s) en donde se requiere laborar, debe de hacerse un borrador para considerar los accesos al área, las rutas de emergencia, la instalación de los servicios dentro del edificio, las ventanas y columnas estructurales. En este borrador se debe de considerar las dimensiones "internas" claramente, de tal manera que los anchos de los muros o ventanas no se deben de tomar en cuenta, ya que esto no afecta el propósito para la elaboración de un proyecto.
ETAPA 2 EQUIPOS
EL Usuario debe de elaborar un listado de equipos considerando lo siguiente:
1.- Las dimensiones de los equipos (externas, frente, ancho y alto).
2.- Los servicios que requiere el equipo (corriente eléctrica 210 V regulada o normal, gas, aire, vacio, gases especiales, etc).
3.- El consumo del servicio que genera el equipo, (ejemplo: 25 amps ó 100 lbs de presión) esta información será de vital importancia para que el contratista o el proyectista elabore el cálculo de carga para considerar la suficiente capacidad de la fuente (tableros, compresores o tanques) para que no existan fallas en el suministro al equipo.
4.- La ubicación de cada equipo en las mesas de trabajo (si es que ya se tiene una distribución de las mesas, en caso contrario, esperar a que le sea proporcionado por el especialista). En este punto se recomienda enumerar en forma de listado para que en el plano se pueda enumerar la ubicación de cada uno e identificarse claramente.
5.- En el caso de aquellos equipos que sean altos o su instalación tenga que estar en el piso, como lo pueden ser refrigeradores, deberán de identificarse claramente en el listado como "equipo a piso" (EP) para considerar su espacio en la distribución de las mesas.
En el caso de requerir campanas de extracción, gabinetes de seguridad biológica o de flujo laminar clase 100 deberá de conocerse exactamente el propósito de la operación, ya que se presta a confusión una con otra y se corre el riesgo de no obtener lo que se necesita si no se hace la investigación del uso de cada una de ellas. Estos equipos son de suma importancia por lo que se aconseja no escatimar en su inversión, debido a que existe un riesgo potencial en la contaminación al usuario, producto o al medio ambiente. También se requiere saber que tan grandes y qué tipo de servicios necesita en ella.
ETAPA 3 SERVICIOS
De igual manera, el usuario o responsable del área deberá de considerar hacer un listado de aquellos servicios necesarios para su operación, como puede ser: aire comprimido, gas, vacío, corriente 120V o 220V, así como la cantidad de los mismos en cada una de las mesas o áreas.
ETAPA 4 MUEBLES Y CUBIERTAS
El usuario debe de tener en mente la cantidad total de personas que van a laborar en cada turno y de estas,deberá definir cuantas estaciones de trabajo administrativo o de registro requieren, de tal manera que se considere el material necesario para poderse sentar y contar con los servicios adecuados para la conexión a una red o corriente eléctrica, pero sobre todo la ubicación de estos espacios de manera ergonómica en el diseño de las mesas.
Debe elaborar un listado por área para definir lo siguiente:
1.- Porcentaje de cajones vs puertas (ejemplo: 30% cajones, 70% puertas).
2.- Cantidad de espacios de trabajo administrativo (ejemplo: 3 administrativos y 6 de operación).
3.- Definir si se requiere chapas de seguridad en los muebles.
4.- Definir si se requiere un área de vitrinas de colgar con o sin puertas de vidrio.
5.- Definir si se requieren estaciones de emergencia (lavaojos y regadera).
6.- En el caso de requerir mesas tipo isla o península deberá definir si el usuario requiere de un espacio libre sobre la mesa o requiere de estantes en la parte superior de la mesa para almacenar cristalería o reactivos.
7.- En el caso de necesitar campanas de extracción, cuantas y de qué tipo.
8.- En el caso de requerir un emplazamiento anti-vibratorio para balanza analítica se requiere saber cuántos son necesarios.
Si el usuario tiene en mente el tipo de material que requiere en las cubiertas de trabajo, deberá de hacer mención de esto para considerarlo en el diseño. Para mayor referencia sobre los distintos tipos de material y su resistencia, favor de consultarlo con su especialista.
Las cubiertas son el ambiente de mayor uso dentro del laboratorio, por lo que se debe de tener especial atención en el tipo de material que se requiera, ya que de esto dependerá la durabilidad en el paso del tiempo. Existen varios anchos estándares de estas, dependiendo del tamaño del equipo o la operación a realizar, por lo que se sugiere se tome en cuenta esto, para elegir la más adecuada.
ETAPA 5 DISEÑO
Si el usuario o responsable ya tiene alguna idea de cómo quiere ubicar sus mesas de trabajo, será necesario dibujarlas en el plano borrador del área que previamente se explicó en la ETAPA 1, de tal manera que el consultor considere su solicitud. Cabe mencionar que muchas veces se cometen errores de distribución, dejando insuficientes espacios de paso entre una mesa y otra, por lo que se recomienda que sea verificada por su consultor de ingeniería. Por otro lado, si este trabajo lo quiere dejar a criterio del consultor, solo tiene que mencionarlo en el mismo plano como "diseño libre". Indistintamente de que este diseño sea libre, usted tendrá la opción de hacer modificaciones para adecuarlo a sus necesidades, de tal manera que el consultor estará proporcionándole vistas de cada mesa para su mejor entendimiento, hasta que se consolide el diseño definitivo.
Una vez que el diseño es el definitivo, se procede a la elaboración de la estimación.
ETAPA 6 ESTIMACIÓN (COTIZACIÓN)
Solo hasta este momento es cuando se pueden estimar los costos de cada una de las piezas que componen las mesas de trabajo, así como los costos de traslado, seguros, montaje, entre otros que son fundamentales para concluir con la instalación del producto.
En este material se separan los costos por mesa o por equipo de tal manera que las personas interesadas puedan evaluar el estimado de cada uno de los elementos. Hasta este punto se especifican las condiciones comerciales que deben de revisarse con detalle para que ambas partes lleguen a un acuerdo previo a la firma del contrato y evitar mal entendidos.
CONSEJOS PARA EVALUAR UNA PROPUESTA
Es importante aclarar que cada proveedor maneja sus modelos, costos, alcances y sus calidades, por lo que se recomienda que tanto el usuario como el comprador elaboren sus marcos comparativos, solicitando a todos los posibles competidores elaboren su propuesta sobre las especificaciones solicitadas por el usuario. Un calibre, un herraje, un tipo de pintura, un servicio, tipo de mueble no considerado en todas las propuestas, puede afectar considerablemente el resultado de este comparativo.
Cuando las propuestas estén elaboradas sobre la misma base de especificaciones, dimensiones y elementos, es muy importante se evalúe por criterios de puntaje, dándole un peso específico a cada criterio, dependiendo de la prioridad o la importancia del usuario, finanzas y compras. La suma total de los puntos que se acumulen en cada propuesta, es la que se recomienda se escoja para su contratación.
En muchas empresas es muy común que el primer y único criterio sea el precio binario, descuidando de manera substancial la rentabilidad sobre la inversión que las instituciones hacen al respecto y considerando que es un activo de gran importancia, recomendamos que el criterio en la selección, se haga por puntos y no de manera binaria, sobre todo tratándose de un producto especializado que salvaguarda mucho más dinero en el costo mismo de los equipos y de la seguridad del personal.
CRITERIOS
Hemos visto que los siguientes criterios que han utilizado varias instituciones o empresas les ha funcionado para disminuir el riesgo de tomar una decisión equivocada, por lo que las ponemos a su consideración:
1.- Solvencia moral y económica.
2.- Experiencia en el mercado.
3.- Fabricantes a los que representa.
4.- Certificados con los que cuentan sus productos.
5.- Porcentaje de cumplimiento en las especificaciones técnicas.
6.- Monto de la propuesta vs el presupuesto asignado.
CONSEJOS AL MOMENTO DE TRABAJAR UN PROYECTO
Hemos visto a lo largo de los 30 años de experiencia, que la falta de organización y planeación en muchos proyectos tanto de gobierno como de iniciativa privada, han llevado al fracaso la inversión de grandes cantidades de dinero, por lo que sugerimos se tomen en cuenta los siguientes consejos:
1.- Designar a un líder de proyecto, que se hará cargo de guardar toda la información generada por los usuarios, así como de los planos del proyectista, llevar un control y registro de todos los cambios, de ser posible esta persona se involucrara en la parte operativa del laboratorio.
2.- Que sea responsable de llevar un registro puntual en una bitácora de todos los cambios solicitados en los planos por la parte de ingeniería, como en los requerimientos de los usuarios con las fechas, nombres y firmas de los responsables.
3.- Este líder de proyecto será responsable de verificar que los planos autorizados para la construcción, cuenten con toda la información final, ya que hemos visto que a veces se usan varias versiones del plano, ocasionando gastos adicionales.
4.- Que se lleve un programa de trabajo, en donde establezca la participación de todos los contratistas, fechas límite para los cambios técnicos, trámites administrativos, ya que muchas veces por la falta de comunicación o coordinación, los tiempos de ejecución se desfasan considerablemente. Inclusive estos desfases son originados por la falta de firma en contratos, planos, datos de fabricación, elección de colores, etc;
Este punto es de suma importancia, porque en muchas ocasiones los tiempos de ejecución del trabajo deben de estar de acuerdo inclusive con el gasto del recurso por la parte financiera o fiscal, por lo que este tiempo se debe de considerar en el programa.
Se debe de tener cuidado en coordinar los trabajos para no traslapar los trabajos de unos con otros, por ejemplo, que la instalación del drenaje o los servicios hidráulicos en el laboratorio no estén terminados cuando las mesas ya estén en el área listas para instalarse. Otro ejemplo es, cuando el plafón se va instalar y los ductos de aire acondicionado ni si quiera están.
5.- Hay que especificar claramente los alcances de cada contratista para evitar mal entendidos y que estos generen gastos fuera del presupuesto. Un ejemplo del alcance es "llave en mano" que significa que se debe de considerar la instalación y puesta en marcha de todos los accesorios, otro ejemplo puede ser: "Incluye la conexión del sistema de extracción" que significa que en las campanas de extracción se deben de conectar con los ductos y con el motor.
6.- El líder del proyecto deberá de verificar que la guía mecánica de los servicios de las mesas de trabajo sea clara y que el contratista asignado para hacer estos trabajos cuente con dicha información. De manera física debe de existir una recepción de la información por parte del contratista, ya que es común que se extravíe con la participación de tanto personal. Las consecuencias de no llevar este control pueden ser muy costosas.
7.- Que en la ejecución del trabajo se lleven bitácoras puntuales para establecer cambios o actividades realizadas, así como el análisis a las posibles consecuencias en la afectación de los demás trabajos y notificar por escrito de manera anticipada a los demás contratistas.
8.- En obras grandes se recomienda liberar por áreas la entrega de los productos, de tal manera que en ese momento sea ya responsabilidad del usuario salvaguardar el material entregado..
Con esto, no se pretende sugerir que se da por aceptado el cumplimiento del contrato, si no que hay material que se queda bajo el resguardo del cliente.
9.- Revisión de especificaciones contratadas vs producto físico se refiere a que es muy común encontrar proveedores que sus instalaciones o productos no están de acuerdo con lo especificado en el contrato, por lo que se sugiere se cuente con un perito especialista en cada materia para dar validez al cumplimiento de las características solicitadas.
De tal manera que se cuiden los intereses de las instituciones y su inversión.
